Министерство на културата приема и издава документи, подписани с универсален електронен подпис при следните условия:

1. Валидни входящи електронни документи.
Към момента валидни за МК входящи електронни документи са само документи със следните характеристики:

■ Документите са във формат:
- *.dос (Мs Word, минимална версия "ХР");
- *.хls (Мs Ехсеl, минимална версия "ХР");
- *.pdf (Аdobe Асrobat, минимална версия "6.0 СЕ");
- *.msg (МS Оutlook, Оutlook Ехргеss - минимална версия 2000/ ХР).
■ Файлът, съдържащ документа не е заразен с вируси;
■ Документите са подписани с валиден универсален електронен подпис;
■ Документите съдържат прав (некриптиран) текст;
■ В документите е посочен адрес за кореспонденция, съгласно описанието от точка 2.1.

2. Реквизити на електронните документи

2.1 За ВХОДЯЩИ електронни документи:

■ Подателят отбелязва следните ЗАДЪЛЖИТЕЛНИ реквизити:
● „ЖЕЛАНИЕ ЗА ЕЛЕКТРОННА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ”, със следния текст: "Съгласен съм / не съм съгласен да получавам електронни изявления от МК". Когато подателят е заявил съгласието си да получава електронни изявления от МК и предпочита това да става на адрес, различен от посочения в сертификата на електронния му подпис или ако електронните подписи в документа са повече от един, задължително се вписва актуален електронен адрес за кореспонденция с МК;
В случай на заявено несъгласие за получаване на електронни изявления от МК, подателят задължително посочва валиден пощенски адрес за кореспонденция с МК.
● "ПОТВЪРЖДЕНИЕ НА ПОЛУЧАВАНЕТО ПО СМИСЪЛА НА ЧЛ.1О ОТ ЗЕДЕП", със следния текст:
"Желая / не желая потвърждаване за получаването на изпратеното до МК електронно изявление"
● "СЪГЛАСИЕ И ИНФОРМИРАНОСТ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ", със следния текст: "Съгласен съм МК да обработва личните ми данни чрез автоматизирани (компютърни) системи за осъществяване на законово регламентираните функции на МК и министъра на културата и за нуждите на деловодната дейност и документооборота в МK. Уведомен съм за целта и средствата за обработка на данните ми; характера на предоставяне на данните и последиците от непредоставянето им; получателите или категориите получатели, на които ще, бъдат предоставяни данните, и сферата на ползването им; правото ми на достъп до и на поправка на данните".
Забележка: Когато подателят - физическо лице не е отбелязал съгласието си по предходния реквизит, изявлението му се оставя без разглеждане поради неспазване на установената форма. Детайлизиране на: последиците от непредоставяне на личните данни; получателите, на които личните данни ще бъдат предоставени; правото на достъп до и поправка на данните, се прави чрез отбелязването им на Интернет страницата на МК и на видно място в звеното, извършващо деловодни функции на МК.

2.2 За ИЗХОДЯЩИ електронни документи:

■ КЪМ РЕКВИЗИТ "ИЗХ. № /....ДАТА...." - ако използваната технология при съставянето на документа не позволява вписване на регистрационен номер върху него, той се оставя празен или се заличава. В този случай обвързването на регистрационния номер с документа става чрез новосъздадени електронни съобщения, съдържащи регистрационния номер и дата, към които се прикрепят регистрираните електронни документи.
■ КЪМ РЕКВИЗИТ "ДАННИ ЗА ПОЛУЧАТЕЛЯ" - съставителят на документа задължително вписва валиден електронен (е-mail или друг) адрес за връзка с получателя на документа.
■ РЕКВИЗИТ "ИНДЕКС НА ДЕЛОТО ПО НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА В МК" – класирането към дело по този реквизит се попълва съгласно утвърдената за годината номенклатура.
Забележка: Ако получателят предварително е дефинирал специфични изисквания по отношение на реквизитите на изпращаните към него електронни документи, съставителят на документа в МК е длъжен да се съобрази с тях, при условие, че последните не противоречат на описаните в това приложение изисквания по отношение на формата и реквизитите на съставяните в МК електронни документи.

3. Адреси, на които се получават валидни входящи електронни документи.
На посочените по-долу адреси се получават само валидни входящи електрони документи:

• Пощенски адрес: (чрез 3,5 инчова дискета или компактдиск) гр. София, бул. “Александър Стамболийски” №17, Деловодство

4. Приемане на електронни документи.

Министерството на културата приема валидни електрони документи чрез специално доработената за целта информационна система за документооборот (ИСД) и съгласно приети вътрешни правила и указания за работа с документи, подписани с универсален електронен подпис. Всеки получен на посочените адреси електронен документ се проверява за валидност. Ако документът е валиден, той се завежда по надлежния ред в деловодството, получавайки по този начин и входящ номер.

5. Потвърждение за получаване.